各區(qū)（市）維修資金主管部門、街道辦事處承辦業(yè)務(wù)部門，維修資金管理銀行：

為進一步規(guī)范我市維修資金使用、退款工作，現(xiàn)印發(fā)《青島市房屋專項維修資金使用、退款工作指導(dǎo)規(guī)則》，請遵照執(zhí)行。

青島市城市管理局

2023年7月31日

青島市房屋專項維修資金使用、退款工作指導(dǎo)規(guī)則

根據(jù)《關(guān)于加強和改進住宅物業(yè)管理工作的通知》（建房規(guī)〔2020〕10號）《業(yè)主大會和業(yè)主委員會指導(dǎo)規(guī)則》（建房〔2009〕274號）《山東省住宅專項維修資金管理辦法》（魯建物字〔2020〕7號）《青島市房屋專項維修資金管理辦法（試行）》（青島市人民政府令第215號）等有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我市房屋專項維修資金（以下簡稱“維修資金”）工作實際，現(xiàn)制定我市房屋專項維修資金使用、退款工作指導(dǎo)規(guī)則。

一、適用范圍

青島市市南區(qū)、市北區(qū)、李滄區(qū)、嶗山區(qū)、城陽區(qū)、青島西海岸新區(qū)六區(qū)范圍內(nèi)，按規(guī)定已交存房屋專項維修資金的房屋，適用本指導(dǎo)規(guī)則。

二、使用方式

維修資金使用分計劃使用、一般使用、應(yīng)急使用三種方式。

計劃使用是指采取一次投票集中表決多個計劃維修項目的使用方式；一般使用是指采取傳統(tǒng)方法一次投票表決一個維修項目的使用方式；應(yīng)急使用是指采取應(yīng)急程序事前不用表決、事后公示的使用方式。

業(yè)主表決方式采用常規(guī)表決，經(jīng)有利害關(guān)系的專有部分面積占比三分之二以上的業(yè)主且人數(shù)占比三分之二以上的業(yè)主參與表決，參與表決專有部分面積過半數(shù)且參與表決人數(shù)過半數(shù)業(yè)主同意即視為表決通過。

（一）計劃使用

維修資金的計劃使用，主要適用于可以提前預(yù)見的，以延長物業(yè)使用壽命為主要目的共用部位、共用設(shè)施設(shè)備的維修、更新和改造；可以一次表決不超過連續(xù)兩年的維修資金年度使用計劃。

維修資金的計劃使用，由業(yè)主委員會根據(jù)房屋和設(shè)施設(shè)備的使用年限、維修保養(yǎng)和損耗情況，編制年度使用計劃，經(jīng)業(yè)主大會或經(jīng)由利害關(guān)系業(yè)主表決同意后，連同有關(guān)材料報區(qū)維修資金管理機構(gòu)審核備案并組織實施。委托物業(yè)服務(wù)企業(yè)實施的，應(yīng)由業(yè)主委員會和物業(yè)服務(wù)企業(yè)簽訂委托協(xié)議書后執(zhí)行。

2012年3月1日以后辦理首套房屋網(wǎng)簽（維修資金全額交存）小區(qū)可按照計劃程序使用維修資金，購買與電梯維修、更新和改造有關(guān)的保險。

按照維修資金計劃使用程序，業(yè)主委員會或者其委托的物業(yè)服務(wù)企業(yè)應(yīng)當按照規(guī)定通過公開招標或邀請招標方式，選聘具有相應(yīng)能力的單位，簽訂維修服務(wù)合同，組織工程施工、驗收、造價決算等工作，并按照工程進度向區(qū)維修資金管理機構(gòu)提前備案和劃款。計劃使用審核備案各環(huán)節(jié)累計辦結(jié)時限不超過5個工作日（具體資金到賬日期，以相關(guān)銀行實際劃轉(zhuǎn)款項到到賬日期為準）。計劃使用具體程序、材料參照一般使用執(zhí)行。

（二）一般使用

維修資金的一般使用，適用于涉及全體或者部分業(yè)主的，臨時發(fā)生并需要在較短時間內(nèi)完成的物業(yè)共用部位、共用設(shè)施設(shè)備的維修、更新和改造。

維修資金的一般使用程序，由業(yè)主委員會（未成立業(yè)主委員會或業(yè)主委員會失效的，由物業(yè)所在地的居委會在街道辦事處的指導(dǎo)和監(jiān)督下，代行業(yè)主委員會的職責，下同）或由相關(guān)業(yè)主全權(quán)委托物業(yè)服務(wù)企業(yè)作為實施主體。接到業(yè)主報修或者發(fā)現(xiàn)問題后，由業(yè)主委員會或由其委托物業(yè)服務(wù)企業(yè)進行現(xiàn)場核實，編制維修資金使用方案，經(jīng)有利害關(guān)系的業(yè)主表決同意后，報區(qū)維修資金管理機構(gòu)審核備案并組織實施。各區(qū)維修資金管理機構(gòu)全權(quán)負責審核備案和提請資金劃轉(zhuǎn)工作，一般使用審核備案各環(huán)節(jié)工作累計辦結(jié)時限不超過3個工作日（具體資金到賬日期，以相關(guān)銀行實際劃轉(zhuǎn)款項到賬日期為準）。使用程序附后（附件1）。

已交存維修資金的存量房屋專有部分面積或者人數(shù)占比未達到三分之二的，單個業(yè)主或個別業(yè)主可以申請使用其應(yīng)當分攤或業(yè)主本人愿意承擔金額（如按照業(yè)主意愿使用，需業(yè)主出具承諾書）。維修資金使用前，應(yīng)當在本區(qū)域顯著位置向維修部位或設(shè)施設(shè)備涉及維修費用分攤范圍內(nèi)的業(yè)主進行公示，公示時間不少于7日，并應(yīng)提供公示位置及內(nèi)容等證明性質(zhì)的影響材料。

已交存維修資金的房屋專有部分面積且人數(shù)占比達到三分之二以上的單個業(yè)主或個別業(yè)主申請使用其應(yīng)當分攤或業(yè)主本人愿意承擔金額，依據(jù)有關(guān)法律“共有人對共有物管理費用約定負擔”規(guī)定和維修資金業(yè)主共有原則，應(yīng)當征求相關(guān)業(yè)主意見，滿足常規(guī)表決法定比例方可使用，使用程序參照一般使用執(zhí)行。

單個業(yè)主或個別業(yè)主使用維修資金超過房屋分戶賬70%或使用資金超過2萬元的應(yīng)當向區(qū)維修資金管理機構(gòu)申請造價咨詢服務(wù)，造價咨詢費用由維修資金專戶管理銀行承擔。

（三）應(yīng)急使用

主要適用于危及人身安全、房屋使用安全和公共安全的緊急情況，需要立即進行的維修、更新和改造。

有下列情形之一的，可以啟動應(yīng)急維修程序：

1.物業(yè)管理區(qū)域內(nèi)發(fā)生的屋面、外墻防水嚴重損壞；

2.電梯發(fā)生故障影響正常使用需立即維修的；

3.消防設(shè)施存在嚴重故障需立即維修的；

4.建筑外立面裝飾和公共構(gòu)件嚴重脫落松動；

5.玻璃幕墻炸裂；

6.排水管道嚴重堵塞或爆裂；

7.地下車庫雨水倒灌；

8.其他可能造成人身安全事故的緊急情況。

緊急情況下，業(yè)主委員會或轄區(qū)街道辦事處可以依法申請使用維修資金；尚未產(chǎn)生業(yè)主委員會或業(yè)主委員會失效的，由街道辦事處組織代為維修，并從維修資金中列支相關(guān)費用，維修資金申請由街道辦事處實施。各區(qū)維修資金管理機構(gòu)全權(quán)負責審核備案和提請資金劃轉(zhuǎn)工作，應(yīng)急使用審核備案工作各環(huán)節(jié)工作累計辦結(jié)時限不超過1個工作日（具體資金到賬日期，以相關(guān)銀行實際劃轉(zhuǎn)款項到賬日期為準）。使用程序附后（附件2）。

三、分攤方式

維修資金使用的費用分攤有約定的，按照約定；沒有約定或約定不明確的，按照業(yè)主專有部分面積所占比例確定，即經(jīng)業(yè)主管理規(guī)約約定或者業(yè)主共同決定，維修資金可以按戶均攤、按建筑面積分攤或者協(xié)商確定分攤比例、金額。

四、建立維修資金使用全周期監(jiān)管機制

（一）事前審核

區(qū)維修資金管理機構(gòu)接到維修資金計劃使用、一般使用申請后，做好相關(guān)審核工作。

1.現(xiàn)場勘查需要維修的共用部位、共用設(shè)施設(shè)備的基本情況；

2.確定是否符合專項維修資金使用范圍；

3.分攤范圍及分攤方式是否符合有關(guān)規(guī)定；

4.其他所需審核的情況。

單筆維修資金計劃使用或一般使用金額超過5萬元，應(yīng)急維修使用金額超過2萬元的，相關(guān)組織者應(yīng)當向區(qū)維修資金管理機構(gòu)申請造價咨詢服務(wù)，造價咨詢費用由維修資金專戶管理銀行承擔。

探索建立維修資金常見項目單價公示大數(shù)據(jù)庫，定期進行數(shù)據(jù)更新，供有關(guān)組織者參考使用，對顯著偏離使用單價項目實施線上預(yù)警和施工單位名單公示。

（二）事中監(jiān)督

區(qū)維修資金管理機構(gòu)加強對維修資金申請使用的事中監(jiān)督管理，著重審查計劃使用和一般使用申請是否先施工后備案（著重審查合同日期與備案時間是否倒掛）；是否經(jīng)利害關(guān)系業(yè)主表決同意并達到法定比例；施工合同名稱與發(fā)票名稱、金額是否一致（分批劃轉(zhuǎn)除外）；是否先驗收后申請撥付尾款；使用審批周期是否符合規(guī)定；超過規(guī)定金額維修資金申請使用是否經(jīng)造價咨詢等。

特殊情況下，對于施工完畢后申請維修資金撥付的，組織者應(yīng)按照申請使用時間節(jié)點補齊維修資金申請使用相關(guān)手續(xù)，并由相關(guān)業(yè)主共同決定，出具相關(guān)情況說明后方可申請使用。特殊情況下維修資金撥付僅適用于維修資金一般使用情形。

（三）事后審計

區(qū)市維修資金管理機構(gòu)應(yīng)會同管理銀行協(xié)調(diào)審計機構(gòu)定期對已完成維修資金撥付單筆使用（含計劃使用、一般使用、應(yīng)急使用）超過10萬元的項目進行集中審計。審計結(jié)果通過適當方式向相關(guān)組織者和業(yè)主公布。

維修資金申請使用應(yīng)分批次申請劃轉(zhuǎn)資金，但相關(guān)組織者與施工單位協(xié)商一致的除外。

五、推廣應(yīng)用科技手段，提升維修資金使用效率

各區(qū)（市）維修資金主管部門、管理機構(gòu)、街道辦事處、居民委員會、業(yè)主委員會、物業(yè)服務(wù)企業(yè)應(yīng)積極推廣應(yīng)用青島市智慧物業(yè)管理服務(wù)平臺業(yè)主共同決定事項電子投票功能和線上公示公開功能，開展維修資金使用線上表決和相關(guān)使用方案等公示公開，簡化維修資金申請使用流程，提升維修資金使用效率，破解維修資金使用表決難、公示難、監(jiān)管難等問題。

六、維修資金退款

（一）全額退款情形

與開發(fā)商協(xié)商取消交易的（“一手房”退款）；買賣雙方取消交易的（“二手房”退款）；重復(fù)交款的；由于信息錯誤導(dǎo)致錯誤交存維修資金的（如房產(chǎn)證地址與登記系統(tǒng)不符等）；房屋拆遷注銷或滅失退款的；符合免交或緩交規(guī)定的；贈與和繼承退款的；房改房退款的（在有關(guān)新政策實施前暫屬于緩交存范圍）。

（二）差額退款情形

預(yù)測面積與房產(chǎn)證實測面積不符的；未設(shè)立電梯或配備電梯且未設(shè)地下車庫的底層房屋，誤按有電梯標準交存的；合戶及分戶退款等。

（三）返還流程

符合以上情形之一的，申請人可以向轄區(qū)維修資金管理機構(gòu)申請返還已經(jīng)交存的全部或部分維修資金，由區(qū)維修資金管理機構(gòu)全權(quán)負責審核備案并提請資金劃轉(zhuǎn)。維修資金退款審核備案工作均為2個工作日內(nèi)辦結(jié)（具體資金到賬日期，以相關(guān)銀行實際劃轉(zhuǎn)款項到賬日期為準）。程序附后（附件3）。

七、有關(guān)要求

（一）落實工作責任。按照“誰審核，誰負責”的原則，各區(qū)維修資金管理機構(gòu)全權(quán)負責維修資金的使用、退款工作。為確保工作流程優(yōu)化后的材料審核質(zhì)量和資金使用安全，各區(qū)維修資金管理機構(gòu)應(yīng)加強組織領(lǐng)導(dǎo)，強化機構(gòu)建設(shè)，配齊專職人員，未達到人員配備的應(yīng)及時向區(qū)政府有關(guān)部門提請配備完善。同時，積極組織工作人員加大業(yè)務(wù)培訓力度，加強作風紀律建設(shè)。積極宣傳維修資金相關(guān)政策，定期協(xié)同街道辦事處和同級物業(yè)主管部門組織業(yè)主、業(yè)主委員會、居委會、物業(yè)服務(wù)企業(yè)等進行相關(guān)業(yè)務(wù)知識培訓，暢通維修資金使用、退款渠道。

（二）資金劃轉(zhuǎn)方式。計劃使用、一般使用、應(yīng)急使用工作中，經(jīng)業(yè)主大會、業(yè)主委員會、相關(guān)業(yè)主或街道辦事處決策，可分批次按比例劃轉(zhuǎn)維修資金；也可一次性劃轉(zhuǎn)維修資金，但應(yīng)當完備《房屋維修和更新、改造工程驗收報告》。

（三）第三方機構(gòu)介入。各區(qū)維修資金管理銀行應(yīng)根據(jù)區(qū)維修資金管理機構(gòu)要求和使用資金標準無償提供造價咨詢、工程監(jiān)理、審計等第三方服務(wù)。如根據(jù)業(yè)主大會、業(yè)主委員會或相關(guān)業(yè)主決策選擇有償?shù)谌綑C構(gòu)服務(wù)的，相關(guān)費用計入維修和更新、改造成本。

即墨區(qū)、膠州市、平度市、萊西市可參照執(zhí)行。

附件：1.青島市房屋專項維修資金一般使用流程

            2.青島市房屋專項維修資金應(yīng)急使用流程 

           3.青島市房屋專項維修資金退款流程

附件1

青島市房屋專項維修資金一般使用流程

一、制定使用方案

業(yè)主向物業(yè)服務(wù)區(qū)域業(yè)主委員會（未成立業(yè)主委員會或業(yè)主委員會失效的，由物業(yè)所在地的居委會在街道辦事處的指導(dǎo)和監(jiān)督下，代行業(yè)主委員會的職責，下同）或向經(jīng)業(yè)主委員會授權(quán)委托的物業(yè)服務(wù)企業(yè)，提出房屋維修申請，由業(yè)主委員會或物業(yè)服務(wù)企業(yè)制定《房屋維修和更新、改造方案》（以下簡稱“使用方案”，可從http://csglj.qingdao.gov.cn下載）；未實施物業(yè)管理的，由業(yè)主委員會或相關(guān)業(yè)主制定使用方案。

二、公示

使用方案應(yīng)當在物業(yè)服務(wù)區(qū)域明顯位置公示不少于7日，經(jīng)由專有部分面積占比三分之二以上的業(yè)主且人數(shù)占比三分之二以上的業(yè)主參與表決，并經(jīng)參與表決專有部分面積過半數(shù)的業(yè)主且參與表決人數(shù)過半數(shù)的業(yè)主同意。

三、申請

維修資金使用方案制定人持下列資料到區(qū)維修資金管理機構(gòu)提交申請：

（一）《房屋維修和更新、改造方案》；

（二）《房屋維修和更新、改造方案書面確認明細表》；

（三）《房屋專項維修資金使用申請表》。

注：業(yè)主委員會或經(jīng)授權(quán)委托的物業(yè)服務(wù)企業(yè)，可登陸維修資金管理系統(tǒng)申請辦理相關(guān)業(yè)務(wù)。

四、審核

區(qū)維修資金管理機構(gòu)接到申請后完成以下審核工作：

1.現(xiàn)場勘查需要維修的共用部位、公用設(shè)施設(shè)備的基本情況；

2.確定是否符合專項維修資金使用范圍；

3.分攤范圍及分攤方式是否符合有關(guān)規(guī)定；

4.其他所需審核的情況。

五、簽訂合同，組織施工

經(jīng)區(qū)維修資金管理機構(gòu)審核后，由區(qū)維修資金管理機構(gòu)通知使用方案制定人選擇具有相應(yīng)資質(zhì)或能力的施工單位，簽訂施工合同，并將施工合同報送至區(qū)維修資金管理機構(gòu)審核備案。經(jīng)區(qū)維修資金管理機構(gòu)審核備案后，報請市維修資金管理機構(gòu)將使用方案工程預(yù)算資金的70％從物業(yè)服務(wù)區(qū)域分戶賬中相應(yīng)核減資金劃轉(zhuǎn)至相關(guān)單位。

六、驗收

業(yè)主委員會或經(jīng)授權(quán)委托的物業(yè)服務(wù)企業(yè)，應(yīng)當邀請區(qū)維修資金管理機構(gòu)、街道辦事處、相關(guān)業(yè)主代表對工程質(zhì)量進行驗收并簽署《房屋維修和更新、改造工程驗收報告》。

驗收合格后，由區(qū)維修資金管理機構(gòu)審核備案并通過維修資金管理系統(tǒng)將《青島市房屋專項維修資金劃轉(zhuǎn)單》、工程款發(fā)票和《維修資金劃轉(zhuǎn)清冊》等影像資料上傳至市維修資金管理機構(gòu)，市維修資金管理機構(gòu)將尾款從物業(yè)服務(wù)區(qū)域分戶賬中相應(yīng)核減資金劃轉(zhuǎn)至相關(guān)單位。

附件2

青島市房屋專項維修資金應(yīng)急使用流程

            一、申請使用

具備應(yīng)急使用條件的，由業(yè)主委員會或轄區(qū)街道辦事處審定后，由業(yè)主委員會或轄區(qū)街道辦事處同步組織選定具有相應(yīng)資質(zhì)或能力的企業(yè)開展維修和更新、改造。同時，填寫《房屋維修資金應(yīng)急使用申請表》《房屋維修資金應(yīng)急使用方案》（可從http://csglj.qingdao.gov.cn下載），由區(qū)維修資金管理機構(gòu)審核備案后，報市維修資金管理機構(gòu)劃轉(zhuǎn)資金。市維修資金管理機構(gòu)將使用方案工程預(yù)算資金的70％從物業(yè)服務(wù)區(qū)域分戶賬中相應(yīng)核減資金劃轉(zhuǎn)至相關(guān)單位。

二、驗收

業(yè)主委員會或轄區(qū)街道辦事處，應(yīng)當邀請區(qū)維修資金管理機構(gòu)、相關(guān)業(yè)主代表對工程質(zhì)量進行驗收并簽署《房屋維修和更新、改造工程驗收報告》。

經(jīng)驗收合格后，由區(qū)維修資金管理機構(gòu)審核備案后，通過維修資金管理系統(tǒng)將《青島市房屋專項維修資金劃轉(zhuǎn)單》、工程款發(fā)票和《資金劃轉(zhuǎn)清冊》等影像資料上傳至市維修資金管理機構(gòu)，市維修資金管理機構(gòu)備案后將尾款從物業(yè)服務(wù)區(qū)域分戶賬中相應(yīng)核減資金劃轉(zhuǎn)至相關(guān)單位。

三、公示

應(yīng)急使用的維修工程費用撥付后，業(yè)主委員會或街道辦事處應(yīng)當將下列材料在物業(yè)服務(wù)區(qū)域內(nèi)明顯位置進行不少于5天的公示。

1．維修、更新、改造方案；

2．工程決算報告；

3．工程驗收合格證明；

4．涉及戶數(shù)和清冊、分攤方案；

5．維修資金管理機構(gòu)認為按照規(guī)定應(yīng)該公示的其他材料。

相關(guān)業(yè)主在公示中提出異議的，由業(yè)主委員會或街道辦事處組織異議人與維修單位協(xié)商解決。協(xié)商不成的，異議人可依法向仲裁機構(gòu)申請仲裁或者向人民法院提起訴訟。

附件3

青島市房屋專項維修資金退款流程

一、受理地點

各區(qū)維修資金管理機構(gòu)均可辦理。

二、到場人員

房屋產(chǎn)權(quán)人（房屋產(chǎn)權(quán)人為房屋不動產(chǎn)證書中產(chǎn)權(quán)人一欄中所涉及的所有相關(guān)人員）、交款人（交款人為維修資金票據(jù)交款業(yè)主一欄中所涉及的所有相關(guān)人員），新建商品房產(chǎn)權(quán)人原則上為開發(fā)建設(shè)單位。

三、所需材料及條件

（一）《房屋專項維修資金返還申請表》（可由開發(fā)建設(shè)單位或區(qū)維修資金管理機構(gòu)提供），

（二）雙方業(yè)主或經(jīng)辦人或被委托人身份證原件、復(fù)印件（留存）；

（三）房產(chǎn)證原件（僅限存量房需要提供）；

（四）維修資金票據(jù)第三、四聯(lián)（差額退款僅需第四聯(lián)），如已實行電子票據(jù)的，需提供電子票據(jù)復(fù)印件。同時提供返還申請人本人姓名開戶的銀行借記卡（一類卡），維修資金為多人共同交存的，必須明確退至其中一人賬戶；

          （五）保證該房屋為未網(wǎng)簽或已撤銷網(wǎng)簽。

四、特殊情況需提供的材料

（一）紙質(zhì)票據(jù)丟失，青島日報等媒體登報聲明作廢后，提供報紙一份；

（二）一方或雙方人員不能到場，委托人出具的授權(quán)委托書（附個人身份信息）或法院判決裁定書、公證書（判決書應(yīng)明確維修資金返還人）；    

（三）房屋地址發(fā)生變更，公安派出所出具的地址變更證明（可通過登記系統(tǒng)影像資料等途徑共享查詢）；

（四）老弱病人因身體原因不能到場，由轄區(qū)機構(gòu)工作人員上門服務(wù)，現(xiàn)場辦理；

（五）一方或雙方人員為未成年人：可由監(jiān)護人攜帶出生證明（或戶口簿）及身份證代為辦理；

（六）如因房屋拆遷征收或拆分合并導(dǎo)致滅失：需提供不動產(chǎn)登記部門出具的滅失注銷證明。

五、材料審核

各區(qū)維修資金管理機構(gòu)受理審核材料：

（一）審核材料是否齊全、符合要求；

（二）新建商品房由各區(qū)工作人員通過青島網(wǎng)上房地產(chǎn)落實房屋的網(wǎng)簽狀態(tài)，保證此房屋為未網(wǎng)簽或已撤銷網(wǎng)簽，如已網(wǎng)簽則不予受理；

（三）存量房需聯(lián)系市維修資金管理機構(gòu)工作人員，落實是否已過戶，如已過戶不予受理。